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Consultant pharma freelance : portage, SASU ou EURL ?

Beaucoup de consultants en affaires réglementaires, en assurance qualité ou en recherche clinique commencent en portage salarial, parfois à la demande de leur premier client, souvent parce qu'ils quittent un poste salarié en laboratoire ou en CRO. Le portage vous garde salarié, mais il prélève des frais de gestion et une même entreprise cliente ne peut pas recourir à vous plus de 36 mois.

Quand l'activité devient régulière, une société vous rend maître de vos frais et de votre rémunération. En SASU, le président est assimilé salarié ; en EURL, le gérant associé unique relève des travailleurs non salariés et paie moins de cotisations sur sa rémunération. Nous comparons ce que chaque option vous laisse, sur votre TJM et vos frais réels.

La micro-entreprise reste possible pour une activité d'expertise ponctuelle, sous le plafond de 83 600 € HT de recettes annuelles fixé pour 2026 à 2028, avec un abattement forfaitaire de 34 % qui ne tient pas compte de vos frais de déplacement.

CRA freelance : missions via une CRO ou en direct avec un laboratoire

Un CRA freelance travaille souvent pour une CRO, la société de recherche sous contrat qui conduit l'essai pour le compte d'un promoteur, laboratoire ou société de biotechnologie. Vous facturez la CRO, au jour, au forfait ou à la visite de monitoring selon le contrat, et elle facture le promoteur.

Ces contrats prévoient des délais de paiement, des relevés d'activité à faire valider et parfois des pénalités : nous suivons chaque facture jusqu'à son encaissement. En affaires réglementaires ou en qualité, les missions se négocient plus souvent en direct avec le laboratoire ou le fabricant, ce qui change la relation commerciale mais pas la rigueur de facturation.

Frais de déplacement sur les sites d'essais et d'audit

Le monitoring d'un essai clinique suppose des visites régulières dans des centres investigateurs, souvent des hôpitaux répartis dans toute la France : train, voiture, hôtel, repas. Pour un auditeur qualité, ce sont les audits de sites de production ou de fournisseurs. En société, ces frais se déduisent lorsqu'ils sont liés à la mission et justifiés.

Certains contrats prévoient la refacturation des frais au client, d'autres les incluent dans le tarif journalier : la différence change votre marge et votre chiffre d'affaires. Nous vérifions avec vous comment chaque contrat les traite, avant la première visite.

PRRC externe : une mission récurrente propre aux dispositifs médicaux

Le règlement (UE) 2017/745 sur les dispositifs médicaux impose aux fabricants une personne chargée de veiller au respect de la réglementation, la PRRC. Les micro et petites entreprises n'ont pas à la compter dans leur organisation, mais doivent en disposer en permanence et en continu : elles peuvent s'appuyer sur une ressource externe, et des consultants indépendants assurent ce rôle.

Le règlement fixe des exigences de qualification : un diplôme universitaire dans une discipline pertinente avec au moins un an d'expérience en affaires réglementaires ou en système de management de la qualité des dispositifs médicaux, ou quatre ans d'expérience dans l'un de ces domaines. Pour votre société, ces contrats sont précieux : facturation mensuelle, revenu prévisible, mais aussi une responsabilité qui justifie une assurance adaptée et une disponibilité réelle pour chaque fabricant.

Confidentialité, assurance et formation

Vous accédez à des dossiers d'autorisation de mise sur le marché, à des données d'essais ou à des rapports d'audit sensibles : vos contrats comportent le plus souvent un accord de confidentialité. La comptabilité de votre société en tient compte : des libellés de factures sobres, des justificatifs déposés dans un outil sécurisé, aucune pièce de mission transmise par une messagerie personnelle.

L'assurance responsabilité civile professionnelle est souvent demandée par les laboratoires et les CRO avant la signature. Les formations aux bonnes pratiques cliniques, à mettre à jour avec ICH E6(R3), et les certifications en affaires réglementaires sont des dépenses déductibles en société.

Laboratoires, CRO et promoteurs établis hors de France

Une partie des missions vient de laboratoires ou de CRO établis en Suisse, aux États-Unis ou ailleurs en Europe. La TVA applicable et les mentions de la facture dépendent du pays du client et de sa qualité de professionnel : nous les vérifions pour chaque nouveau donneur d'ordre.

Les paiements en devises demandent aussi un suivi : écarts de change, frais bancaires, dates d'encaissement. Avec Pennylane, nous rapprochons chaque virement reçu de sa facture.

TJM d'un consultant pharma et revenu réel

Le TJM d'un consultant en affaires réglementaires, d'un auditeur qualité ou d'un CRA freelance dépend de la spécialité, du type de produit (médicament, dispositif médical, diagnostic), de la phase de l'essai et de l'expérience. Entre ce tarif et votre revenu, il y a les périodes sans mission, les frais non refacturés, les cotisations et l'impôt.

Nous faisons ce calcul avec vous, sur vos chiffres, en comparant le portage, la SASU et l'EURL, avant que vous signiez votre prochaine mission.

Pourquoi un cabinet qui connaît les consultants de l'industrie de santé

Vos sujets ne ressemblent pas à ceux d'un commerçant : missions via des intermédiaires, déplacements sur sites, clients étrangers, confidentialité. DCE Expertise, cabinet de Déborah Cattan, experte-comptable et commissaire aux comptes, accompagne les consultants pharma, qualité et recherche clinique partout en France, à distance ou au cabinet.

Nous commençons par cartographier vos donneurs d'ordre : CRO, laboratoires, fabricants de dispositifs médicaux, clients établis hors de France. Pour chacun, nous fixons une fois la règle de facture et de TVA, puis nous suivons vos encaissements et vos frais de déplacement mission par mission. Vous savez à tout moment ce que chaque client vous doit.

Consultez aussi notre page expert-comptable des consultants indépendants, celle des consultants RGPD et conformité, qui manient comme vous des données sensibles, et celle des formateurs indépendants si vous animez des formations aux bonnes pratiques.