Créer son ESN : du freelance à la société qui place des consultants
Beaucoup d'ESN naissent d'un consultant qui a plus de demandes qu'il ne peut en assurer. La première étape consiste souvent à sous-traiter une mission à un confrère freelance, puis à embaucher un premier consultant. Le métier change alors : vous ne vendez plus votre temps, vous portez le risque du temps des autres.
La structure la plus fréquente est la SAS, dont le président est assimilé salarié. Avant la première embauche, nous construisons un prévisionnel : missions signées et probables, TJM, coût complet d'un consultant salarié, période d'essai, intercontrat possible, délais de paiement des clients. Si vous partez d'une SASU de consultant informatique, nous regardons s'il vaut mieux la faire grandir ou créer une structure nouvelle.
Régie, TJM et marge : le tableau de bord d’une ESN
En régie, la marge d'une ESN se lit consultant par consultant : prix de vente journalier moins coût journalier. Pour un salarié, le coût comprend le salaire, les charges, les frais, les congés et les jours non facturés ; pour un freelance, c'est son TJM d'achat. L'écart entre les deux paie la structure, les commerciaux et le résultat.
L'intercontrat est le risque principal : un consultant salarié sans mission continue de coûter. Nous suivons chaque mois le taux d'occupation, la marge par mission et le poids des intercontrats, à partir de vos factures et de vos coûts. Nous travaillons avec votre prestataire de paie pour intégrer les coûts salariaux, et nous vous signalons les missions dont la marge se dégrade.
Sous-traiter à des freelances : vigilance, contrats et facturation
Une ESN s'appuie souvent sur des consultants indépendants pour répondre vite à une demande. Pour chaque contrat d'au moins 5 000 € HT, vous devez vous faire remettre une attestation de vigilance de l'Urssaf et un justificatif d'immatriculation, à la signature puis tous les six mois. Vos grands clients vous demanderont d'ailleurs les mêmes documents.
Le contrat de sous-traitance précise la mission, le TJM, la durée, les conditions de paiement et la propriété des livrables. Nous rapprochons chaque mois les factures de vos freelances des comptes rendus d'activité et de vos propres factures au client, pour qu'aucun jour ne soit payé sans être facturé.
Grands comptes, délais de paiement et trésorerie
Les grands comptes paient lentement, et une ESN paie ses salariés et ses freelances chaque mois. Entre entreprises, le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois. Les pénalités de retard sont au moins égales à trois fois le taux d'intérêt légal, et une indemnité forfaitaire de 40 € est due par facture payée en retard.
Dans les faits, la croissance d'une ESN consomme de la trésorerie : chaque nouveau consultant creuse le besoin en fonds de roulement pendant deux ou trois mois. Nous suivons votre poste clients, préparons les relances et, si besoin, étudions avec vous l'affacturage ou une ligne de financement. Un référencement chez un grand compte se prépare aussi sur ce plan : il faut pouvoir tenir le délai.
Crédit d'impôt recherche et innovation : ce qu'une société de conseil peut obtenir
Une ESN qui mène des projets de recherche ou d'innovation pour son propre compte peut bénéficier du crédit d'impôt recherche, égal à 30 % des dépenses éligibles jusqu'à 100 millions d'euros, et du crédit d'impôt innovation, réservé aux PME, de 20 % en métropole sur 400 000 € de dépenses par an au plus, jusqu'au 31 décembre 2027. Les PME peuvent obtenir le remboursement immédiat de leur créance de CIR.
Les sociétés de conseil qui réalisent de la recherche pour des clients peuvent aussi demander un agrément au ministère chargé de la recherche : les dépenses que leurs clients leur sous-traitent n'entrent dans le CIR de ces clients que si le prestataire est agréé. C'est un argument commercial pour les cabinets d'ingénierie. Nous chiffrons les dépenses retenues à partir de la comptabilité et préparons la partie comptable du dossier ; la description scientifique reste la vôtre.
Convention Syntec : ce qu’elle change pour vos comptes
Les ESN, bureaux d'études et sociétés de conseil relèvent en général de la convention collective Syntec, IDCC 1486. Elle fixe notamment des minima de rémunération, des règles de temps de travail et de déplacement, et des modalités de prévoyance.
Pour vos comptes, la convention pèse sur le coût réel d'un consultant : primes, indemnités de déplacement, modalités de forfait jours. Nous intégrons ces éléments dans le calcul de la marge, à partir des informations de votre prestataire de paie, pour que vos prix de vente reposent sur un coût complet juste.
Missions à cheval, factures à établir, comptes annuels
Une mission en régie se facture en général au mois échu, sur la base du compte rendu d'activité. À la clôture, le dernier mois travaillé n'est souvent pas encore facturé : il doit figurer dans les comptes en factures à établir, tout comme les factures de freelances à recevoir. Une mission au forfait suit, elle, la règle du rattachement à l'achèvement.
Des comptes annuels propres sont votre carte de visite auprès des banques et des grands clients qui vous référencent. Nous les établissons avec la liasse fiscale, et nous vous présentons à chaque clôture les indicateurs qui comptent : marge brute, taux d'occupation, délai moyen de paiement, trésorerie.
Pourquoi un expert-comptable qui connaît les ESN
Une ESN se pilote avec des indicateurs précis, que tous les cabinets comptables ne suivent pas. DCE Expertise, cabinet de Déborah Cattan, experte-comptable et commissaire aux comptes, accompagne les ESN, cabinets de conseil et bureaux d'études partout en France, à distance ou au cabinet, dans le cadre de notre offre d'expert-comptable des TPE et PME.
Nous connaissons aussi les freelances avec qui vous travaillez, consultants SAP, développeurs, ingénieurs : cela facilite les échanges sur la sous-traitance. Nous reprenons votre dossier si vous changez d'expert-comptable, et votre comptabilité est tenue sur Pennylane.
ESN et société de conseil, faisons le point sur votre situation.
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