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Formateur indépendant et TVA : quand la formation est-elle exonérée ?

Une action de formation professionnelle continue est exonérée de TVA si vous détenez l'attestation prévue par l'article 261-4-4° a du CGI. Cette attestation se demande auprès du service de contrôle de la DREETS, une fois votre déclaration d'activité enregistrée.

Trois conditions doivent être réunies à la date de la demande : avoir déposé la déclaration d'activité, être à jour de son bilan pédagogique et financier, et exercer une activité qui relève vraiment de la formation professionnelle continue. L'exonération prend effet à la réception de la demande, et le formateur ne peut pas y renoncer de lui-même. Elle n'a pas de plafond de chiffre d'affaires, contrairement à la franchise en base.

Deux conséquences pratiques. D'abord, c'est à vous de prouver que vos sessions répondent à un objectif professionnel : une formation de loisir ou un atelier de développement personnel n'en fait pas partie. Ensuite, une activité exonérée ne permet pas de récupérer la TVA sur vos achats. Si vous facturez aussi du conseil, le partage entre les deux se fait au prorata.

Déclaration d'activité : le numéro de formateur et les premières démarches

Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle doit déposer une déclaration d'activité auprès de la DREETS dans les trois mois qui suivent sa première convention ou son premier contrat de formation. Les formateurs qui interviennent en sous-traitance sont aussi concernés.

Le numéro de déclaration est attribué après un dossier complet. Il figure ensuite sur vos conventions et contrats, et si vous le citez dans votre communication, il doit être accompagné de la formule « Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État ». Un changement d'adresse ou une cessation d'activité se déclare aussi.

Qualiopi pour un formateur indépendant : obligatoire ou non ?

Qualiopi n'est pas obligatoire pour exercer : elle l'est pour être financé par des fonds publics ou mutualisés. Depuis le 1er janvier 2022, un organisme qui veut être payé par un OPCO, la Caisse des dépôts au titre du CPF, France Travail, une région ou l'État doit être certifié.

Un formateur qui vend directement ses sessions à des entreprises qui les paient sur leur propre budget peut donc s'en passer. Celui qui vise les financements doit intégrer à son budget le coût de l'audit, les procédures à tenir et le temps de préparation.

Sous-traiter pour un organisme de formation : TVA, contrat, facturation

Beaucoup de formateurs indépendants travaillent surtout en sous-traitance : l'organisme signe avec le client et vous facture vos journées d'animation. Le contrat doit préciser le contenu de l'intervention, les dates, le tarif et les documents que vous remettez (feuilles d'émargement, évaluations).

Pour la TVA, l'administration a indiqué en 2017 que les prestations du sous-traitant sont exonérées lorsque l'organisme et le sous-traitant détiennent tous deux l'attestation ; à défaut, le sous-traitant facture la TVA, sauf s'il relève de la franchise en base. Une partie de la jurisprudence admet une approche plus souple, mais nous vous conseillons de sécuriser la situation plutôt que de parier dessus.

Côté Qualiopi, la sous-traitance n'impose pas à elle seule d'être certifié lorsque la formation n'est pas financée par le CPF. Pour le CPF, les règles se sont durcies : pour les contrats conclus depuis le 1er avril 2024, les sous-traitants doivent détenir les mêmes certifications que l'organisme référencé, Qualiopi comprise, avec une dispense pour certains travailleurs indépendants.

Le bilan pédagogique et financier : ce que la comptabilité doit fournir

Le bilan pédagogique et financier, ou BPF, se transmet chaque année en ligne, au printemps, pour l'exercice précédent, à une date fixée par le ministère du travail et parfois reportée. Il retrace les produits de formation par origine (entreprises, OPCO, particuliers, sous-traitance), les charges, le nombre de stagiaires et les heures réalisées.

Un BPF non transmis rend la déclaration d'activité caduque : le numéro ne peut plus être utilisé, et l'exonération de TVA tombe avec lui. Nous préparons la partie financière à partir de votre comptabilité, ce qui suppose d'identifier dès la facturation qui paie quoi.

CPF, OPCO, France Travail : ce qu’il faut pour être financé

Être référencé sur Mon Compte Formation demande Qualiopi et des formations éligibles au CPF. Pour beaucoup de formateurs indépendants, la voie la plus simple reste d'intervenir pour un organisme déjà référencé, en tenant compte des règles de sous-traitance propres au CPF.

Les financements publics ont un rythme à part : dossiers, attestations d'assiduité, paiements parfois longs. Nous suivons ces encaissements dans votre comptabilité pour que votre trésorerie ne dépende pas d'une relance oubliée.

Micro-entreprise, SASU ou EURL : quel statut pour un formateur indépendant ?

La micro-entreprise convient à de nombreux formateurs qui démarrent : jusqu'à 83 600 € HT de recettes par an en 2026, avec un abattement forfaitaire de 34 % en micro-BNC. Elle ne dispense ni de la déclaration d'activité ni du BPF.

La société devient pertinente quand vos frais sont importants (déplacements, salles, supports), que vous dépassez le plafond ou que vous recrutez d'autres intervenants. La SASU fait du président un assimilé salarié ; en EURL, le gérant associé unique est travailleur non salarié. Quand l'activité s'organise autour de plusieurs formateurs et d'un catalogue, elle relève de l'expert-comptable des organismes de formation.

Pourquoi un expert-comptable qui connaît la formation

Un formateur indépendant cumule des règles qui ne se croisent nulle part ailleurs : code du travail pour la déclaration et le BPF, code des impôts pour l'exonération, référentiel qualité pour les financements. DCE Expertise, cabinet de Déborah Cattan, experte-comptable et commissaire aux comptes, accompagne les formateurs, les coachs professionnels et les autres indépendants de la formation et de l'accompagnement partout en France, à distance ou au cabinet.

Si vous donnez des cours de langue à des salariés, nous regardons aussi, comme pour les traducteurs indépendants, la frontière entre formation professionnelle et prestation ordinaire.