Expert‑comptableorganisme de formation

Créer un organisme de formation : la déclaration d'activité

Toute structure qui réalise des actions de formation, des bilans de compétences, des actions de validation des acquis de l'expérience ou des formations par apprentissage dépose une déclaration d'activité. Elle se fait dans les trois mois qui suivent la première convention ou le premier contrat de formation, en ligne sur Mon Activité Formation ou par formulaire auprès de la DREETS.

Le numéro de déclaration figure ensuite sur vos conventions, devis, contrats et factures. Ce n'est pas un agrément de l'État, et il ne doit pas être présenté comme tel. Les formateurs qui interviennent en sous-traitance pour votre compte sont eux aussi tenus de déclarer leur activité : nous vérifions ce point avec vous.

La forme juridique se choisit ensuite selon votre projet : une SAS ou une SARL le plus souvent, une association parfois. Si vous partez d'une activité de formateur indépendant, nous regardons s'il vaut mieux la transformer ou créer une structure nouvelle.

Le bilan pédagogique et financier : ce que la comptabilité doit fournir

Chaque année, l'organisme transmet un bilan pédagogique et financier sur Mon Activité Formation, à une date fixée par le ministère, au printemps. Il retrace l'emploi des fonds reçus et l'activité de l'année : produits par origine (entreprises, OPCO, CPF, pouvoirs publics, particuliers, sous-traitance), charges, nombre de stagiaires et d'heures.

Le BPF doit être transmis même s'il est nul. Sans BPF, ou sans activité de formation, la déclaration d'activité tombe et il faut en déposer une nouvelle. Pour le remplir sans effort, l'origine du financement doit être connue dès la facturation : c'est ce que nous paramétrons dans votre comptabilité.

Les services de contrôle peuvent aussi demander le bilan, le compte de résultat et l'annexe du dernier exercice. Un organisme de formation de droit privé les établit chaque année, quelle que soit sa taille.

Organisme de formation et TVA : exonération et activités taxables

Les organismes privés qui détiennent l'attestation prévue par le code des impôts sont exonérés de TVA sur leurs actions de formation professionnelle continue. La demande se fait avec le formulaire n° 3511-SD, envoyé à la DREETS du siège ; en l'absence de réponse dans un délai de trois mois, l'attestation est réputée accordée, et l'exonération s'applique à compter de la réception de la demande.

L'exonération couvre aussi les opérations étroitement liées : hébergement, repas, supports pédagogiques fournis aux stagiaires. Elle a une contrepartie : l'organisme ne récupère pas la TVA sur ses achats. Elle s'impose à lui, il ne peut pas y renoncer. Les formations sans lien avec la formation professionnelle, comme les loisirs ou le développement personnel, restent taxables au taux normal.

Si vous vendez aussi du conseil, de l'édition ou des outils, ces recettes sont taxables. Nous séparons les flux et calculons la part de TVA que vous pouvez récupérer sur vos dépenses communes.

Taxe sur les salaires : une charge propre aux organismes exonérés

C'est une conséquence de l'exonération de TVA que beaucoup de créateurs découvrent tard. Un employeur qui n'a pas été soumis à la TVA sur 90 % au moins de son chiffre d'affaires l'année précédente est redevable de la taxe sur les salaires sur les rémunérations qu'il verse. Un organisme de formation exonéré qui embauche y est donc presque toujours soumis.

Des mécanismes atténuent la charge pour les petites structures, comme une décote, et les organismes dont le chiffre d'affaires reste sous les limites de la franchise en base en sont dispensés. Nous intégrons cette taxe dans votre prévisionnel dès la première embauche et la déclarons ensuite, en lien avec votre prestataire de paie.

Qualiopi : quand la certification devient indispensable

Qualiopi n'est pas nécessaire pour obtenir un numéro de déclaration. Elle l'est, depuis le 1er janvier 2022, pour être financé par un OPCO, par la Caisse des dépôts au titre du CPF, par l'État, les régions, France Travail ou l'Agefiph. La certification est délivrée après un audit initial par un certificateur accrédité, puis suivie dans le temps.

Pour un organisme qui vise les financements mutualisés ou publics, le coût de l'audit, le temps de préparation et les procédures à tenir font partie du budget. Côté comptable, plusieurs indicateurs du référentiel s'appuient sur des données que nous tenons : conventions, facturation, suivi des financements. Une comptabilité organisée par financeur simplifie l'audit autant que le BPF.

Comptabilité distincte et commissaire aux comptes : des règles propres

Lorsqu'un prestataire de formation exerce d'autres activités, comme du conseil ou de l'édition, le code du travail lui impose de suivre l'activité de formation dans une comptabilité distincte. Concrètement, nous isolons les produits et les charges de la formation, avec une clé de répartition documentée pour les frais communs.

Les organismes de formation ont aussi des seuils propres de nomination d'un commissaire aux comptes, prévus par le code du travail, plus bas que ceux des autres sociétés. Un organisme qui grandit peut donc y être soumis plus tôt qu'il ne le pense. Experte-comptable et commissaire aux comptes, Déborah Cattan connaît ces règles des deux côtés ; nous vous prévenons dès que votre organisme en approche.

Formateurs salariés, vacataires et sous-traitants

Un organisme travaille avec des formateurs salariés, des vacataires ou des formateurs indépendants en sous-traitance. Chaque formule a ses règles : contrat de travail et paie pour les salariés, que nous intégrons à partir de votre prestataire de paie ; contrat de sous-traitance, déclaration d'activité et facture pour les indépendants.

Pour un contrat de sous-traitance d'au moins 5 000 € HT, l'obligation de vigilance impose de se faire remettre une attestation Urssaf et un justificatif d'immatriculation, à la signature puis tous les six mois. Dans le BPF, les prestations achetées à des sous-traitants apparaissent sur une ligne dédiée : nous les classons dès leur réception.

Pourquoi un expert-comptable qui connaît les organismes de formation

Un organisme de formation croise le code du travail, le code des impôts et un référentiel qualité : peu de secteurs cumulent autant d'obligations spécifiques. DCE Expertise, cabinet de Déborah Cattan, experte-comptable et commissaire aux comptes, accompagne les organismes de formation partout en France, à distance ou au cabinet, dans le cadre de notre offre d'expert-comptable des TPE et PME.

Nous accompagnons aussi les formateurs indépendants et les coachs professionnels qui interviennent pour vous, ce qui simplifie les échanges sur la sous-traitance. Votre comptabilité est tenue sur Pennylane, organisée par financeur, prête pour le BPF.