Agence web : mesurer la rentabilité de chaque projet
Dans une agence, le chiffre d'affaires dit peu de chose : ce qui compte, c'est la marge, une fois payés les freelances, les achats refacturés et le temps de l'équipe. Deux projets au même prix peuvent avoir des rentabilités opposées selon le nombre d'allers-retours avec le client.
Nous mettons en place un suivi par projet : facturation, sous-traitance, achats directs, et, si vous la suivez, la saisie des temps. Chaque mois, vous voyez la marge par projet et par client, et les projets qui dérivent. C'est la base pour fixer vos prix, décider d'une embauche ou renoncer à un client qui coûte plus qu'il ne rapporte.
Projets au forfait, acomptes et facturation à l’avancement
La plupart des projets se vendent au forfait : un site, une identité visuelle, une campagne. Ils se facturent par acomptes, à la commande, à la validation des maquettes, à la mise en ligne. Ce rythme protège la trésorerie, à condition de le respecter.
Deux règles comptent. Pour la TVA, les prestations de services la rendent exigible à l'encaissement, acomptes compris, sauf option pour les débits. Pour le résultat, les produits d'un projet en cours se rattachent en principe à l'exercice de son achèvement : à la clôture, un projet facturé d'avance donne des produits constatés d'avance, un projet avancé mais non facturé des travaux en cours. Nous faisons ce point avec vous à chaque clôture, projet par projet, pour que votre résultat reflète le travail réellement fait.
Travailler avec des freelances : contrats, vigilance et TVA
Beaucoup d'agences s'appuient sur un réseau de développeurs freelances, de designers UX/UI et de rédacteurs. Pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, la loi impose une obligation de vigilance : se faire remettre, à la signature puis tous les six mois, une attestation de vigilance de l'Urssaf et un justificatif d'immatriculation.
Côté TVA, un freelance en franchise vous facture hors taxe ; un freelance établi dans un autre pays de l'Union aussi, mais c'est alors à l'agence d'autoliquider la TVA. Les droits sur les créations des freelances doivent aussi être cédés à l'agence avant qu'elle ne les cède au client. Nous vérifions que contrats, factures et écritures racontent la même histoire.
Achat d'espace publicitaire : ce qu'impose la loi Sapin
Une agence qui achète de l'espace publicitaire pour un annonceur, dans la presse, l'affichage ou en ligne, agit dans le cadre d'un contrat écrit de mandat, qui fixe sa rémunération. La facture du vendeur d'espace est communiquée directement à l'annonceur, et l'agence ne peut recevoir d'autre paiement que celui de son mandant.
Comptablement, l'espace acheté pour le compte du client ne fait pas partie de votre chiffre d'affaires : seule votre rémunération en fait partie. Le budget média qui transite par l'agence se suit en comptes de tiers. Ce point change la lecture de vos comptes, de votre marge et parfois de vos seuils : nous le mettons en place dès la première campagne.
Débours ou refacturation : la TVA des achats faits pour le client
Licences de polices, banques d'images, nom de domaine, hébergement, impression : l'agence achète souvent pour le compte de ses clients. Si la dépense est engagée au nom et pour le compte du client, justifiée par sa nature et son montant exact et remboursée à l'euro près, c'est un débours, hors de la base de la TVA.
Si l'agence achète en son nom puis refacture, avec ou sans marge, elle est réputée avoir acheté et revendu : le montant entier entre dans son chiffre d'affaires et dans la base de sa TVA. Les deux schémas sont possibles ; l'important est de choisir et de s'y tenir. Nous paramétrons les refacturations récurrentes, comme les abonnements d'hébergement, pour qu'elles ne se perdent pas.
Clients européens et internationaux : facturer et déclarer
Pour un client professionnel établi dans un autre pays de l'Union, l'agence facture hors taxe, avec les numéros de TVA des deux entreprises et la mention « Autoliquidation ». Elle dépose aussi une déclaration européenne de services, dans les dix jours du mois qui suit l'exigibilité, sur le site des douanes.
Pour les clients établis hors de l'Union, d'autres règles s'appliquent, selon la nature de la prestation. Nous vérifions chaque nouveau client et adaptons vos modèles de facture, pour que vos déclarations restent justes sans que vous y pensiez.
Rémunérer les associés d'une agence : salaire, dividendes, holding
Une agence est souvent une SAS ou une SARL détenue par deux ou trois associés. Le président de SAS est assimilé salarié ; le gérant majoritaire de SARL est travailleur non salarié. Chaque année se pose la même question : combien se verser en rémunération, combien en dividendes, combien laisser dans l'agence pour absorber un trimestre plus calme.
Le taux réduit d'impôt sur les sociétés de 15 %, jusqu'à 42 500 € de bénéfice, s'applique aux PME dont le capital est entièrement libéré et détenu à 75 % au moins par des personnes physiques. Une holding entre les associés et l'agence peut modifier cette condition : nous en tenons compte avant tout montage. Nous travaillons avec votre prestataire de paie pour intégrer les salaires de l'équipe dans vos prévisions.
Pourquoi un expert-comptable qui connaît les agences
Une agence a besoin de chiffres par projet, pas seulement d'un bilan une fois par an. DCE Expertise, cabinet de Déborah Cattan, experte-comptable et commissaire aux comptes, accompagne les agences web, de marketing et de communication partout en France, à distance ou au cabinet, au sein de notre offre d'expert-comptable des TPE et PME.
Nous reprenons votre dossier si votre agence change de cabinet comptable, et nous organisons Pennylane par projet et par client. Nous connaissons aussi le quotidien des consultants en marketing digital avec qui vous travaillez, ce qui facilite les échanges sur la sous-traitance.
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